Kommunikation ist gerade im Großunternehmen ein wesentlicher Faktor für die Effizienz von Arbeitsprozessen, die sofortige Verfügbarkeit von aktuellen Informationen ein weiterer. Die effiziente und reibungslose Zusammenarbeit von Teams hängt im Wesentlichen davon ab, dass alle Mitarbeiter auf die benötigten Informationen sofort Zugriff haben, und alle Mitarbeiter jeweils auf dem gleichen, aktuellen Informationsstand sind.

Microsoft hat einige sehr gute Tools für die Zusammenarbeit im Team entwickelt: allen voran die Windows Sharepoint (Grobman & Schwarz in München) Services, einem kostenlos zu nutzenden Dienst für Windows Server 2003 oder 2007. Sharepoint Services können auf dem Server kostenlos eingerichtet werden. Die Basis der Anwendung ist eine für alle Nutzer verfügbare Datenbank im Listenformat. Änderungen stehen dabei gleich in Echtzeit zur Verfügung, zusätzlich kann sich der berechtigte Nutzer über Änderungen in bestimmten Listen automatisch per E-Mail sofort, täglich oder wöchentlich informieren lassen. Die Ablage alle Informationen in der zentral angelegten Datenbank im Listenformat ermöglicht es außerdem, Informationen schnell zu finden. Die Abfrage erfolgt entweder über ein Web-Interface, als Darstellung in einem Intranet, oder gleich direkt im jeweiligen Programm wie zum Beispiel bei Kontakten in Microsoft Outlook.

Viele Unternehmen benötigen oft keine weitergehende Projektsteuerung, die tägliche Arbeit lebt für viele Abteilungen vom zentralen Informationsfluss, und Windows Sharepoint Services erlauben auch das Erstellen eigener Workflows aus den zentralen Listen heraus. Da auf diese Art und Weise sichergestellt ist, dass Arbeitsprozesse effizient und auf Basis der jeweils aktuell verfügbaren Informationen stattfinden, werden die Sharepoint Services mittlerweile in vielen Unternehmen erfolgreich als Basis für die innerbetriebliche Zusammenarbeit eingesetzt, und ebenso als Ressourcen für Projekt-Teams. Es entfällt damit ein großer Teil zeitraubender Kommunikation zum Austausch von Informationen - was betriebliche Prozesse enorm beschleunigen kann. Fehler aufgrund mangelnder oder nicht aktueller Informationen gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an. Eine weitere wichtige und nützliche Funktion der Sharepoint Services ist das Zuweisen von Rollen oder Berechtigungen an einzelne Mitarbeiter: Jeder hat nur Zugriff auf genau die Informationen, die er auch tatsächlich braucht - weniger, um jemanden von etwas auszuschließen, sondern einfach, um die Informationsflut einzudämmen und dem Einzelnen zu helfen, in seinem Bereich die Übersicht zu wahren.